Un adjoint administratif est chargé des tâches administratives, du secrétariat, de l’accueil et de la comptabilité dans les trois fonctions publiques : d’État, hospitalière et territoriale. Cette fiche métier vous donne toutes les informations pertinentes pour devenir adjoint administratif.
Découvrez ce qu’un adjoint administratif fait : ses fonctions, ses tâches et ses missions
Le terme « Adjoint administratif » désigne un ensemble d’emplois similaires qui sont regroupés sous le nom de « corps d’emploi » dans la fonction publique d’État et hospitalière et « cadre d’emploi » dans la fonction publique territoriale.
Ces postes font partie de la filière administrative et sont des emplois d’exécution de catégorie C. Ils peuvent être exercés dans des services variés (comptabilité, ressources humaines, billetterie, logistique, etc.) mais leur activité principale est la gestion administrative.
Dans la fonction publique territoriale, ces professionnels travaillent sous la responsabilité d’un rédacteur ou d’un attaché territorial. En milieu hospitalier, ils sont encadrés par des adjoints de cadre hospitalier et au sein de la fonction publique d’État, leur hiérarchie est souvent un secrétaire administratif.
Voici une liste des métiers possibles pour un adjoint administratif :
- Fonction publique Hospitalière : standardiste, chargé des admissions, chargé des frais de séjour, gestionnaire administratif du personnel, chargé de paie, facturière, gestionnaire des achats, etc.
- Fonction Publique d’État : chargé d’accueil et de contrôle des billets en musée, adjoint administratif de la police nationale, agent d’accueil et d’admission des étudiants au Crous, dactylographe, chargé d’inventaires, vérificateur de dossier des visas en ambassade, etc.
Les activités quotidiennes d’un Adjoint Administratif
Le travail d’un adjoint administratif est très varié et peut évoluer en fonction de la fonction publique, de l’établissement et du service. En général, ses tâches couvrent les domaines suivants :
- Gestion administrative et secrétariat :
– accueil physique (client, patient, contribuable),
– gestion des appels téléphoniques,
– prise de rendez-vous, gestion de l’agenda d’un service ou d’une personne,
– gestion du courrier administratif,
– prise de note et retranscription,
– rédaction de courriers, de compte-rendu,
– recherche d’informations,
– tri et archivage de documents.
- Gestion comptable et logistique :
– tenue d’une caisse ou d’une billetterie,
– édition et suivi de factures, suivi du paiement, relance des impayés,
– aide à la préparation d’un budget,
– suivi des achats : inventaire du stock et commande de matériel.
- Gestion des ressources humaines :
– gestion de la paie, des dossiers sociaux des employés,
– gestion des absences : congés payés, arrêts maladie, RTT,
– organisation d’un événement culturel ou sportif,
– organisation des formations du personnel,
– gestion des dossiers avec les organismes extérieurs (sécurité sociale, mutuelles, URSSAF, etc.).
Il est possible que certains adjoints aient des missions spécialisées, comme dans les métiers de la sécurité que peuvent exercer les agents administratifs territoriaux (ASVP, opérateur de vidéo-protection), ou la gestion administrative d’une blanchisserie en milieu hospitalier.
Ce métier est ouvert à tous et à toutes.
Généralement, il n’existe pas de tenue particulière pour exercer en tant qu’adjoint administratif. Il travaille la plupart du temps en tenue de ville. Mais selon le niveau de responsabilité ou d’exposition (contact avec le public, avec la presse, accueil d’élus ou de hauts fonctionnaires), il peut lui être demandé de porter un costume ou un tailleur.
Certains métiers demandent même un uniforme spécifique comme par exemple le métier d’ASVP.
Contrairement au personnel médical, le personnel administratif n’est pas tenu de porter une blouse blanche à l’hôpital. L’adjoint accomplit la plupart de ses obligations à son bureau à l’aide de moyens informatiques de communication et d’écriture et d’applications professionnelles (comptabilité, ressources humaines, système de caisse, logiciel de documentation, etc.).
Qualités fondamentales, compétences requises
L’adjoint administratif doit être organisé et polyvalent pour parvenir à gérer toutes les tâches qui lui sont confiées.
Il doit maîtriser l’orthographe, les calculs et l’écriture, car il rédige ou transcrit quotidiennement des lettres, des rapports et des présentations.
Il est particulièrement méticuleux et appliqué lorsqu’il est responsable d’une partie de la comptabilité. Dans ce domaine, il est nécessaire de savoir rester concentré même si les tâches sont répétitives. Avoir le sens de l’attention permet d’éviter de commettre des erreurs.
Une aisance relationnelle est essentielle, car l’adjoint administratif est en contact régulier avec le public, les autres services et des organismes externes. Savoir travailler avec les autres facilitera sa journée de travail.
Et enfin, il doit être à l’aise avec les outils bureautiques, internet et les outils de communication qui lui permettront d’être productif.
Débouchés, recrutement, où exercer ce métier
Le marché du travail pour les adjoints administratifs est favorable. Ils représentent le plus grand nombre des 3 fonctions publiques.
Le recrutement s’effectue une fois par an par le biais de différents concours, mais il est également possible, dans certains cas, d’être embauché tout au long de l’année sans concours pour répondre aux besoins des services (voir partie 3).
Les adjoints administratifs peuvent être recrutés dans des structures très variées :
- dans la fonction publique territoriale, il travaille pour une collectivité (ville, région, structure intercommunale) et au sein de ses établissements publics : mairie, bureaux du conseil régional, bibliothèque, piscine municipale, centre social, police municipale, service administratif funéraire, etc.
- dans la fonction publique hospitalière, il exerce ses fonctions au sein d’établissements de santé (hôpital, maison de retraite, centre pour les handicapés, etc.) parmi différents services : service d’admission des patients, de facturation, ressources humaines, restauration collective, etc.
- dans la fonction publique d’État, il est affecté aux différents ministères (Culture, Éducation nationale, Affaires étrangères, Justice, etc.). Il travaille au sein des administrations centrales (bureaux principaux) de ces ministères ou dans leurs services déconcentrés : ambassade pour les Affaires étrangères, commissariat ou préfecture pour l’Intérieur, université pour l’Éducation, etc.
Horaires, conditions et temps de travail
Les heures de travail de l’adjoint varient selon le poste qu’il occupe. Une grande majorité a des horaires de bureau réguliers. Ils sont recrutés à temps plein (35 heures) et travaillent du lundi au vendredi, généralement de 8h/9h à 17h/18h.
Quelques emplois spécifiques (bibliothécaire, agent d’accueil, ASVP) travaillent parfois le samedi. Dans la fonction publique hospitalière, il est possible que l’adjoint effectue des astreintes.
Les conditions de travail sont généralement convenables, mais les bureaucraties, le caractère répétitif des tâches et le manque de moyens peuvent rendre le travail décourageant.
Évolution de carrière d’un Adjoint Administratif
L’avancement dans la fonction publique est réglementé et l’adjoint peut utiliser plusieurs dispositifs pour évoluer. Il peut passer un échelon à l’ancienneté, avancer de grade ou bien d’un cadre d’emplois :
- Avancement d’échelon à l’ancienneté : l’adjoint monte un par un les échelons de son grade. Il doit passer un certain nombre d’années (1 à 4 ans) à chaque échelon avant d’être promu à l’échelon supérieur, avec une légère augmentation de sa rémunération.
- Avancement de grade : pour passer au grade supérieur, l’adjoint a 2 possibilités, selon son niveau d’ancienneté : l’avancement au choix (promotion) ou l’examen professionnel. La rémunération et les responsabilités seront plus importantes.
- Avancement de cadre d’emplois : les agents qui souhaitent accéder au corps / cadre d’emplois supérieur dans la filière administrative (rédacteur territorial, adjoint des cadres hospitaliers ou secrétaire administratif) peuvent passer par la promotion interne ou le concours interne réservé aux fonctionnaires ayant au moins 4 ans de service.
Il est possible de se présenter aux examens internes des autres branches de l’administration publique.
Résumé SEO : Découvrez quelles sont les études, diplômes, formations et concours requis pour devenir un Adjoint Administratif. Les recrutements peuvent se faire par concours ou sans concours sur dossier. Les épreuves admissibilité et admission des concours diffèrent selon le profil du candidat et le type de recrutement. Les arrêtés d’ouverture des concours sont publiés sur les sites internet des structures organisatrices.
Concours d’adjoint administratif
Le concours d’adjoint administratif est ouvert aux candidats titulaires d’un diplôme de niveau IV ou d’un diplôme équivalent. Il se compose de deux épreuves écrites :
- Concours d’Adjoint Administratif d’État :
– une épreuve facultative au choix parmi :
- traduction en français (1h – coefficient 1) d’un texte d’une autre langue,
- interrogation orale (15 mn – coefficient 1) sur le droit public, le droit de la famille et les finances publiques.
- Concours d’Adjoint Hospitalier :
– entretien oral (20 mn – coefficient 2).
- Concours d’Adjoint d’État :
– mise en situation professionnelle (30 mn – coefficient 4).
Recrutement, formation et titularisation
Le candidat admis au concours d’adjoint administratif d’État est affecté à la suite de son admission.
Les lauréats des concours territoriaux et hospitaliers ne sont pas recrutés automatiquement. Leur succès au concours leur donne seulement le droit de se placer sur une liste nationale d’aptitude et de postuler aux offres d’emploi des collectivités locales ou des établissements hospitaliers.
Une fois affecté à son premier poste, l’adjoint des 3 fonctions publiques est nommé stagiaire pendant 1 an. S’il obtient un avis favorable à la fin de l’année probatoire, il est titularisé et devient fonctionnaire.
Quel est le salaire d’un Adjoint Administratif et son évolution dans sa carrière ?
Combien un Adjoint Administratif gagne-t-il, rémunération, primes ?
Selon la fonction publique, le cadre d’emplois d’adjoint administratif est composé de 3 grades, avec 11, 12 et 10 échelons respectifs.
Le traitement de l’agent dépend de sa place dans la hiérarchie :
- l’Adjoint Administratif (1er grade) peut gagner entre 1.707€ et 1.853€ brut par mois,
- l’Adjoint administratif principal de 2ème classe (2ème grade) rémunéré entre 1.707€ et 1.037€ par mois,
- l’Adjoint administratif principal de 1ère classe (3ème grade) touchant entre 1.722€ et 2.294€ par mois.
Les adjoints administratifs reçoivent également des primes et indemnités dont le Supplément Familial de Traitement (SFT) pour les agents ayant des enfants à charge, l’Indemnité de Résidence (IR) selon le lieu d’habitation et la Garantie Individuelle du Pouvoir d’Achat (GIPA) calculée tous les 4 ans.
De plus, en fonction de la fonction publique, le Régime Indemnitaire de la Fonction Publique (RIFSEEP) peut être appliqué, avec l’Indemnité de Fonctions, de Sujétions et d’Expertise (IFSE) et le Complément Indemnitaire Annuel (CIA).
L’agent peut également percevoir des primes de compensation telles que les indemnités liées aux heures supplémentaires et les frais de déplacement. Ces primes s’élèvent à environ 100 à 500€ brut par mois en complément du salaire de base.
Intitulés équivalents et métiers connexes : Adjoint Administratif Hospitalier (AAH), Adjoint Administratif de l’État, Adjoint Administratif Territorial (AAT), secrétaire administratif, secrétaire administratif de la police nationale, rédacteur territorial, SAENES, agent administratif, hôtesse d’accueil.
Niveau académique ou diplôme exigé : aucun si recrutement direct, CAP-BEP / Brevet des collègues pour le concours territorial.
Formation en alternance : non.
Salaire de débutant : 1.707€ brut par mois + primes.
Statut : fonctionnaire ou agent contractuel de la fonction publique.
Âge limite pour l’embauche : 18 ans au minimum.
