Le Secrétaire Médicale, également appelé Assistante Médico-Administrative, est chargé de l’accueil et du renseignement des patients, de la planification des rendez-vous et de l’administration de l’établissement qui l’emploie (cabinet médical, service hospitalier…). Cet article récapitule toutes les informations nécessaires pour devenir Secrétaire Médicale.
Qu’effectue une Secrétaire Médicale : obligations, travaux et fonctions
Journée type d’une secrétaire médicale
Les tâches de l’Assistante Médico-Administrative (l’AMA) sont semblables dans le public et le privé. Cette similitude lui permet de changer facilement d’établissement au cours de sa carrière.
En arrivant au cabinet médical, la secrétaire vérifie le calendrier de la journée et communique au médecin les rendez-vous qui arrivent. Quand l’assistante médicale œuvre dans un cabinet qui réunit plusieurs médecins, elle doit réussir à organiser les horaires pour maximiser le travail de chacun.
Durant sa journée de travail, la secrétaire médicale reçoit les appels téléphoniques du cabinet. Elle prend les rendez-vous des patients et enregistre soigneusement la date et l’heure dans le calendrier commun du cabinet (en l’absence de l’AMA, le calendrier doit pouvoir être compris par les médecins).
Si elle œuvre dans le domaine de la médecine du travail, la secrétaire médicale peut effectuer les tests préalables à la consultation médicale : examens de la vue, de l’ouïe, prise de la pression artérielle, mesure du poids etc.
De manière générale, l’assistante médico-administrative suit les dossiers des patients. Elle réduit le médecin des tâches administratives relatives à un cabinet médical : factures, contrat avec une entreprise de nettoyage des locaux, gestion des stocks de produits et matériels médicaux…).
Ce métier compte surtout des femmes mais un homme peut tout à fait le faire.
Une secrétaire médicale porte une blouse ou une tunique médicale. Elle est généralement blanche, mais ce n’est pas obligatoire. Si elle exerce dans un hôpital ou une clinique, elle peut porter un pantalon médical et des sabots médicaux.
L’assistante médico-administrative utilise principalement son PC et son téléphone. Si elle s’occupe de réaliser les tests préalables des patients, elle peut se servir de certains appareils comme une balance, un tensiomètre ou un thermomètre frontal par exemple.
Qualités requises, compétences nécessaires
La secrétaire médicale possède un bon sens relationnel (communication avec le patient) et fait preuve d’une grande discrétion (confidentialité). Ses qualités d’écoute et d’empathie lui permettent d’accueillir les malades dans de bonnes conditions. Elle doit aussi être très organisée, car le fonctionnement optimal de la structure repose en partie sur cette qualité.
La secrétaire médicale doit être formée à l’informatique (logiciels Word et Excel) et posséder une parfaite maîtrise de l’orthographe (rédaction de rapports). Elle a également des compétences en gestion administrative et en comptabilité.
Débouchés, recrutement, où exercer ce métier
Dans le secteur public et privé, le recrutement est réalisé à partir d’une candidature « classique » (CV, lettre de motivation et entretien d’embauche).
La secrétaire médicale peut travailler dans des cliniques, des hôpitaux, des laboratoires d’analyses médicales, des cabinets médicaux ou de radiologie, des maisons de retraite, des crèches, des caisses d’assurance maladie, la direction régionale des affaires sanitaires et sociales, les instituts de médecine légale, le tribunal d’instance…
Selon une étude menée par la Croix-Rouge Française, 82% des candidats inscrits à une formation en secrétariat médical trouvent un emploi dans les trois mois qui suivent leur sortie de l’école. Neuf mois après la formation, il s’agit de 95% des étudiants qui sont embauchés.
Horaires, conditions et temps de travail
Le métier de secrétaire médicale a des horaires classiques de bureau</Les secrétaires médicales en CDI travaillent généralement à temps plein (35 heures par semaine) entre 8 h et 19 h, et peuvent être amenées à effectuer des heures supplémentaires. Selon le lieu où elles exercent, elles peuvent être sollicitées les week-ends et les jours fériés. Ce métier offre des conditions de travail agréables, et permet de nombreux contacts avec les patients.
Quels diplômes, concours, études, formations pour devenir Secrétaire Médicale ?
Il n’est pas obligatoire d’avoir un certificat pour exercer le métier de secrétaire médicale, mais il est vivement conseillé de posséder un niveau BAC (gestion administrative ou sciences et technologie de la santé et du social, de préférence). Il est recommandé de se former dans une structure adéquate (cabinets médicaux, laboratoires, hospices publics, services départementaux de l’aide sociale à l’enfance, etc.) pour obtenir un titre ou un certificat reconnu par le domaine médical. Il existe des formations en un an à ce métier, proposées par différents établissements scolaires (Croix-Rouge Française, Pigier, CNED, etc.).
Concours externe d’Assistante médico-administrative
Pour devenir fonctionnaire, il est possible de passer le concours d’assistante médico-administrative de la fonction publique hospitalière (catégorie B). Dans ce cas, le candidat doit être titulaire du BAC, d’un diplôme homologué de niveau IV, ou d’une qualification équivalente. Une épreuve d’admissibilité est nécessaire pour passer le concours, ainsi qu’un entretien oral professionnel. Pour s’inscrire, il faut se renseigner auprès des Agences Régionales de Santé (ARS).
Recrutement dans le public
Les lauréates du concours sont inscrites sur une liste d’aptitude et peuvent postuler dans les établissements publics de leur choix. Une fois en poste, elles effectuent un stage de un an (avec une formation d’adaptation à l’emploi de 20 jours en alternance avec l’exercice professionnel). Au terme de cette année de stage, les assistantes médicales sont généralement titularisées.
Quel est le salaire et l’évolution de carrière d’une Secrétaire Médicale ?
Rémunération d’une Assistante Médico-Administrative
Dans le secteur public, les salaires des fonctionnaires sont déterminés par les grilles indiciaires, en fonction de leur grade et échelon :
- Assistant Médico-Administratif de classe normale : de 1.607€ à 2.357€ brut par mois,
- Assistant Médico-Administratif de classe supérieure : de 1.668€ à 2.502€ brut mensuel,
- Assistant Médico-Administratif de classe exceptionnelle : de 1.837€ à 2.751€ brut par mois.
Le salaire peut se voir augmenter avec des primes et des indemnités : indemnité de sujétion spéciale, prime de service, indemnité horaire pour travaux supplémentaire, nouvelle bonification indiciaire…
Dans le privé, le salaire est déterminé par les employeurs et varie selon leur établissement.
En général, une secrétaire médicale débutante est rémunérée environ 1.540€ brut par mois (00€ net). Avec l’expérience, son salaire peut atteindre les 2.560€ brut (2.000€ net).
Une prime d’ancienneté est accordée aux secrétaires médicales qui ont 3 ans d’expérience. Elle se présente sous forme de paliers progressifs de majoration : de 4% pour 3 ans à 20% pour 20 ans.
Par ailleurs, si la secrétaire médicale change d’emploi, elle a droit à la moitié de l’ancienneté acquise dans son ancien cabinet pour un nouvel emploi similaire.
Evolution de carrière d’une Secrétaire Médicale
Une secrétaire médicale peut augmenter ses revenus en travaillant pour plusieurs praticiens ou en changeant de grade si elle est fonctionnaire. Elle peut aussi évoluer vers des postes à plus grandes responsabilités et à des salaires plus élevés (par exemple, gestion de la comptabilité générale, organisation de congrès médicaux…).
En passant des concours internes, elle peut obtenir un poste de cadre (catégorie A) et des responsabilités plus importantes. Elle peut aussi choisir de se tourner vers le secteur privé qui est plus rémunérateur, mais pour lequel les postes sont plus difficiles à trouver (centrales de secrétariat et cabinets de groupe).
Enfin, la secrétaire médicale peut évoluer vers les postes de technicien d’information médicale, d’encadrant des secrétaires médicaux et d’encadrant d’archives, métiers pour lesquels elle bénéficiera de passerelles de formation.
salaire d’une secrétaire médicale.
Synonymes et professions associées : AMA, assistante médicale, secrétaire médicale vétérinaire, secrétaire médico-sociale, technicienne administrative et sociale, Secrétaire Assistante Dentaire, Technicienne de l’Information Médicale (TIM), Secrétaire Administratif, SAENES.
Niveau scolaire ou diplôme nécessaire : BAC.
Formation en alternance : oui.
Salaire initial : SMIC, primes possibles.
Statut : fonctionnaire de catégorie B de la filière administrative de la fonction publique hospitalière, salarié.
Âge limite pour le recrutement : aucune.
